Híreink

Néhány tipp a hatékony HOGYAN megvalósításához „home-office”-ban.

Szokások

Csak a jó szokások eredményeznek jó eredményeket. Fontos, hogy „home-office”-ban is kialakítsuk a hatékony munkavégzéshez szükséges otthoni időgazdálkodási szokásainkat.

Ezek közül csak néhány:

• Otthoni irodai környezet kialakítása.

• Mikortól meddig tart a munkaidő? Ezalatt a privát tevékenységek minimalizálása, vagy teljes kizárása (facebook, webes tartalmak olvasása, privát telefonok stb.)

• Munkaritmus kialakítása. Milyen blokkokban szeretnénk dolgozni? Mikor tartunk szünetet? Számítógépes munkánál pl. óránként 10 perc szünet tartása javasolt.

• Mikor tervezem meg a napomat (előző nap végén, vagy reggel kezdés előtt)?

Az új szokások kialakításához is idő kell (min. 21 nap). Ebben segíthet a csapat motiváló ereje. Egy új szokás lehet pl. a reggeli munkakezdés előtti 10-15 perces közös online kávézás. Ezzel biztosítható, hogy mindenki időben felkel, és megfelelő öltözetben készen áll a napi feladatainak elvégzésére.

2. Tervezés és Ütemezés

A tervezés és ütemezés két fő területe a MIT? és a MIKOR?

• Tippek a MIT-hez: A nap végén, vagy reggel kezdés előtt gyűjtsük össze a nap során elvégzendő feladatainkat, priorizáljuk őket fontosság szerint, és rendeljük hozzá, hogy mennyi időt szánunk az egyes feladatokra.

• Tippek a Mikor-hoz: Haladjunk a végrehajtásban prioritás szerint. A legfontosabb 1-2 feladatunkat - ami nélkül a nap nem múlhat el – igyekezzünk a nap során a lehető legkorábbra beütemezni. A telefonálást és az e-mailezést pedig célszerű „tömbösítve” tervezni és végezni.

3. Idő-elemzés

Ami nem mérhető, az nem is fejleszthető! Ha szeretnénk fejleszteni időgazdálkodás hatékonyságunkat, akkor ahhoz előtte mérnünk kell. Ennek egyik módszere a tevékenység napló elemzés. Ennek során 5-10 napon keresztül 15 perces pontossággal vezetjük, hogy az adott időben mivel foglalkoztunk. Rögzítjük azt is, hogy ki-mikor-milyen témában zavart meg telefonon, vagy személyesen. Az 5-10 nap adatainak elemzéséből hasznos tanulságokat vonhatunk le a személyes hatékonyságunkkal kapcsolatban, és „finomra hangolhatjuk” időgazdálkodási szokásainkat

4. Zavarások

Minden egyes egy perces zavarás min. további másik két percet „rabol” el tőlünk, mert ki kell zökkennünk, majd vissza is kell találnunk az eredeti kerékvágásba. Fontos, hogy a „home office” munkaidőnk során minimalizáljuk a „külső” és a „belső” - azaz családtagjainktól érkező - zavarásokat. Ehhez alakítsuk ki a családtagjainkkal az otthoni zavarási szabályokat.

• Kiírhatjuk pl. reggel postiten az ajtóra, hogy mikor vannak azok az időszakok, amikor csak kivételes esetben vagyunk zavarhatóak (pl. video konferencia alatt nem hátrányha jelzi valaki, hogy ég a ház J).

• Vizuálisan is jelezhetjüka „Ne zavarj!” időszakokat (pl. csukott ajtó jelentése: csak kivételes esetben zavarj meg).

• A zavarás módjában is megegyezhetünk (pl. benyitás helyett sms).

Kössünk egyezséget, hogy a „home-office” munkaidő alatt kölcsönösen minimalizáljuk egymás zavarását. Ha valaki valakit meg szeretne zavarni, akkor előtte kérdezze meg magától, hogy feltétlenül most van-e szükségem a válaszra? Ha ráér a válasz később pl.„nyitott ajtós” időszakban, ebédszünetben, vagy a nap végén, írja fel, és akkor kérdezze meg. Ennek egyik fő előnye, hogy a nap során több - nem feltétlenül sürgős - kérdése is felmerülhet, melyeket „tömbösítve” tud nekem feltenni. Plusz egy tipp: a nap legfontosabb feladatára beütemezett időt is érdemes „zavarás mentes” időszakként kihirdetni.

5. Időrablók

Időrabló lehet bármi, ami több időt vesz el tőlünk, mint ami feltétlenül szükséges. Parkinson szerint minden addig tart, mint amennyire előre terveztük. Fontos tehát, hogy „home office”-ban se feledkezzünk meg keretek közé szorítani saját magunkat és másokat. Legyen előre meghatározott tematikája és időtartama az online megbeszéléseknek. Egy telefonálónak például - akiről esetleg tudjuk, hogy „bőbeszédű” – már a telefon felvételekor jelezhetjük, hogy most csak 5 percünk van. Ha több időre lenne szüksége, szívesen visszahívjuk. Ne feledkezzünk el „home office”-ban is rendet tartani magunk körül, bár azt mondják, hogy a zseni az átlátja a káoszt. J Mutassunk példát abban is, hogy mi is tiszteletben tartjuk mások idejét, nem raboljuk feleslegesen, mert az idő az maga az ÉLET!

Szerző:

DR. BORBÉLY GÁBOR

szervezeti- és személyiségedző

E-mail: info@drborbelygabor.hu

Adento Tanácsadó Kft.